Hors situation particulière d’urgence (cf. Obligations de l’avocat, ci-dessous), nous fournissons nos prestations sur la base d’une Convention de mandat et procuration, discutée au préalable avec le/la client(e) et qui précise notamment la mission confiée au Cabinet, le tarif horaire ou le montant et la détermination des honoraires, ainsi que le mode de couverture des divers frais et débours pouvant entrer en ligne de compte.
Le cadre légal et la Convention de mandat et procuration couvrent notamment les questions suivantes :
S’agissant d’une obligation de moyens, l’avocat s’engage à tout mettre en œuvre, dans les limites de la loi, afin de défendre au mieux les intérêts confiés par le/la client(e) et de le/la tenir régulièrement informé(e) de l’état d’avancement de la mission confiée et de tout élément important parvenu à sa connaissance en relation avec celle-ci.
Le résultat ne peut donc jamais être garanti, en particulier l’issue favorable d’une procédure.
En cas d’urgence (péril en la demeure), notamment lorsque le client ne peut être contacté, afin de pouvoir agir dans les délais et qu’il y a risque de forclusion, l’avocat est autorisé à agir dans le strict intérêt du client, pour sauvegarder ses droits.
L’avocat ne peut en outre conclure une quelconque transaction sans l’accord exprès de son/de sa client(e).
Sauf convention séparée contraire, le/la client(e) autorise l’avocat à encaisser tous paiements liés au litige, ainsi que tous dépens ou indemnités octroyés par une autorité, sous réserve de décompte final.
Le mode de rémunération du Cabinet est convenu à l’avance entre l’avocat et son/sa client(e). En fonction de la situation, les parties peuvent s’accorder sur une rémunération horaire, qui peut évoluer en fonction de la difficulté du mandat, de la valeur litigieuse ou de conditions particulières liées à l’intervention de l’avocat. Elles peuvent également convenir d’un honoraire forfaitaire. Le taux horaire ou forfaitaire est indiqué dans la Convention de mandat et procuration. Il ne couvre ni les débours ni les dépens qui sont dus en sus (cf. ci-dessous).
Le travail effectué par le secrétariat n’est en principe pas facturé. Font exception cependant des travaux administratifs particulièrement importants ou complexes à effectuer dans un cas particulier.
L’avocat est en droit de compenser ses honoraires, même contestés, avec les sommes encaissées pour le/la client(e).
Si le/la client(e) remplit les conditions lui permettant d’obtenir l’Assistance Judiciaire (AJ) dans le cadre d’une procédure judiciaire, ce qu’il appartient à l’avocat de déterminer le plus rapidement possible, les démarches nécessaires à son octroi seront entreprises, dès que le/la client(e) aura fourni les justificatifs nécessaires. Si le/la client(e) néglige son devoir de les fournir ou se voit refuser l’AJ, les honoraires seront dues depuis le début de l’intervention de l’avocat, conformément au paragraphe précédent.
L’allocation d’un montant à titre d’indemnité ou de dépens à l’avocat au travers d’une décision judiciaire est réglée par la loi. Si ledit montant est inférieur aux honoraires calculés selon la Convention de mandat et procuration (par exemple en cas de travail important par rapport à une faible valeur litigieuse), la différence reste due par le/la client(e) selon la Convention, hormis les cas soumis aux dispositions impératives de l’AJ. En revanche, si les dépens sont supérieurs, parce qu’une valeur litigieuse plus élevée que celle ayant servi de base au tarif horaire a été retenue par le Juge, la différence reste acquise à l’avocat.
Si la Convention de mandat et procuration prévoit un tarif horaire, une provision sera demandée en fonction des coûts prévisibles de l’intervention sollicitée. Cette provision pourra au besoin être complétée en fonction du développement de la situation. Suivant les circonstances, l’avocat est en droit de facturer ses prestations sur une base temporelle et faire parvenir aux clients des factures intermédiaires.
En cas d’honoraire forfaitaire, la provision viendra en déduction de tout ou partie du forfait convenu.
En fonction de la situation, l’avocat est libre de subordonner le début de son intervention au versement de la provision.
Si celle-ci n’intervient pas dans un délai raisonnable, ou si des factures d’honoraires intermédiaires restent en suspens, le Cabinet se réserve le droit de suspendre son intervention, en ayant au préalable attiré l’attention du/de la client(e) à ce sujet.
Les parties peuvent convenir du versement d’un honoraire de résultat, fixé soit en fonction de la valeur litigieuse soit en fonction de l’intérêt dudit résultat pour le/la client(e). Cette convention fera l’objet d’un accord séparé de la Convention de mandat et procuration.
Tous les frais que le Cabinet aura été amené à supporter dans le cadre de l’exécution du mandat confié doivent être réglés en sus des honoraires dus. S’agissant des frais usuels de copies, de téléphone, de timbres, etc., ils font l’objet d’une rémunération forfaitaire (5%) calculée en fonction des honoraires dus. À cela peuvent venir s’ajouter les frais de déplacement et/ou d’hébergement calculés au prix effectif.
Du côté de l’avocat, le/la client(e) peut en tout temps demander une information complète sur l’évolution de son affaire. En outre, l’avocat discute avec lui/elle au préalable de chaque étape importante, l’informe du résultat des négociations et de la correspondance reçue ou envoyée, par le biais de copies adressées par courrier ordinaire ou par e-mail, en fonction du mode de communication convenue.
Du côté du/de la client(e), pour que l’avocat soit en mesure d’exécuter correctement son mandat en toute connaissance de cause, il/elle s’engage à lui faire parvenir toutes les informations nécessaires, de manière complète et exacte, y compris si la situation évolue en cours de mandat. Il lui est rappelé(e) que l’avocat est tributaire du fait que lui soit communiquée, de manière complète et à temps, tous les documents nécessaires à l’accomplissement de la mission confiée. L’avocat part également du principe que les informations qui lui sont transmises par le/la client(e) ou ses auxiliaires soient correctes.
Si le/la cliente(e) bénéficie d’une assurance de protection juridique, il/elle doit en informer immédiatement l’avocat. Il/elle l’autorise en outre explicitement à fournir à l’assurance toutes les informations nécessaires à la couverture et à la conduite du cas, que ce soit par écrit ou par oral.
L’avocat oriente également le/la client(e) sur les correspondances échangées avec l’assurance ou sur les paiements effectués par celle-ci.
Si l’assurance de protection juridique ne couvre pas intégralement les honoraires et frais convenus selon la Convention de mandat et procuration, ceux-ci restent dus à l’avocat par le/la client(e). En revanche, si une indemnité ou des dépens supérieurs aux versements de l’assurance est obtenue par l’avocat, la différence reste acquise à ce dernier.
Pour des raisons d’efficacité et de diligence, il est admis que l’avocat recourt à une communication électronique (à moins que celle-ci n’ait été exclue d’emblée ou en cours de mission en raison de circonstances particulières liées à la situation du/de la client(e), ou expressément par celui-ci/celle-là).
Le/la client(e) reconnait que la transmission d’informations par voie électronique (e-mail, application Internet, etc.) comporte généralement des risques, comme par exemple qu’un tiers non autorisé prenne connaissance des données transmises ou en face une utilisation abusive. Il se peut également que le transfert d’information soit défectueux (par exemple pour des raisons de capacité des boîtes mail).
À moins de l’avoir été expressément convenu, la communication électronique se fait de manière non chiffrée et le/la client(e) autorise expressément l’avocat à utiliser un mode de communication non chiffrée, en toute connaissance des risques évoqués au paragraphe précédent. D’éventuels frais supplémentaires liés à une transmission chiffrée convenue, notamment les coûts facturés par les plates-formes de messagerie sécurisée, feront l’objet d’une facturation spécifique. De même, le temps supplémentaire consacré au chiffrement fera également l’objet d’une facturation forfaitaire ou basée sur le temps effectif, en fonction des circonstances.
S’agissant des visioconférences, l’avocat a recours aux applications Teams ou Zoom. Le/la client(e) est rendu attentif au fait qu’il n’a pas été pris de mesures de protection supplémentaires à celles mises en place par les fournisseurs de ces deux applications au niveau du respect du secret professionnel et de la protection des données. Il/elle accepte donc les risques potentiels liés à leur violation. Les conditions d’utilisation du fournisseur de systèmes de visioconférence sont applicables. De son côté, le/la client(e) s’engage également à prendre toutes les mesures nécessaires à la sécurité des mots de passe et liens d’accès qui lui sont transmis par l’avocat.
Dans l’accomplissement de son mandat, l’avocat décide librement de la manière dont il tiendra ses dossiers. Il est notamment libre de recourir à une tenue électronique des dossiers. Il est ainsi admis par le/la client(e) que les dossiers électroniques contiennent toutes les données liées aux prestations de l’avocat, le courrier électronique, ainsi que la copie de toutes les pièces entrant ou sortant de l’étude et que ces dossiers électroniques, comme leur version papier, sont accessibles à tous les collaborateurs de l’Etude MM SA.
Que l’avocat communique par voie postale ou électroniquement avec que son/sa client(e), celui-ci/celle-là, est responsable de la conservation des documents transmis.
La durée de conservation des documents auprès de l’avocat correspond au minimum à celles liées à ses obligations comptables, soit la durée habituelle de 10 ans dès la fin du mandat. L’avocat est en droit de les conserver plus longtemps. S’il cesse de pratiquer, il reste en droit de les confier à d’autres collaborateurs ou associés de l’Étude MM SA ou à l’Ordre cantonal (OAF).
Pour des raisons pratiques, liées à son obligation de diligence, l’avocat est en droit d’externaliser la maintenance ou l’exploitation de ses systèmes informatiques (y compris au travers d’une solution cloud). L’attention du/de la client(e) est expressément attirée sur ce point et il/elle donne son accord sur ce mode de procéder par la signature de la Convention de mandat et procuration. L’avocat s’assurera que toutes ses obligations professionnelles, notamment celles liées au secret professionnel et à la protection des données, sont respectées par les solutions qu’il utilise.
Le Cabinet s’engage à mettre tout en œuvre pour assurer le respect de la protection des données confiées et du secret professionnel conformément aux standards de la profession d’avocat. L’exécution de la mission confiée étant en principe indissociable de l’utilisation de moyens informatiques et de services divers liés à l’utilisation d’internet, en signant la Convention de mandat et procuration, le/la client(e) accepte cette manière de procéder, ainsi qu’une communication par voie électronique (cf. Ci-dessus). Etude MM SA n’assument aucune responsabilité à ce sujet, hormis celle d’une négligence de sa part.
L’avocat exerce sa mission, le cas échéant avec d’autres avocats, dans une infrastructure et sous une raison sociale communes. Il reste néanmoins seul responsable de l’exécution de son mandat.
Au cours du mandat, l’avocat est en droit de faire appel à tous les collaborateurs du cabinet (associé, collaborateur juridique ou secrétariat). Il reste cependant responsable de leurs actes.
Si nécessaire, et uniquement avec le consentement du/de la client(e), il est en droit de faire appel à des spécialistes externes. Sauf convention contraire expresse, les mandats y relatifs sont donnés au nom et pour le compte du/de la client(e).
En cas d’absence de l’avocat, celui-ci peut se faire représenter par les collaborateurs de l’Etude MM SA, ou ses associés, lesquels sont légitimés à signer au nom du client les éventuels documents nécessaires à l’exécution du mandat (notamment les mémoires à faire parvenir aux autorités dans un certain délai). Leur pouvoir de représentation n’excède toutefois pas celui de l’avocat.
La mission de l’avocat s’achève dès que l’objet du mandat est atteint ou ne peut plus être modifié. En cas de doute, les 2 parties s’accordent sur la poursuite ou non des opérations, cas échéant en modifiant la mission ou en l’adaptant aux circonstances nouvelles. Si nécessaire, une nouvelle Convention de mandat et procuration sera signée.
Les rapports entre l’avocat et le/la client(e) étant basée sur la confiance mutuelle, celui-ci/celle-là peut en tout temps révoquer le mandat et toute procuration y relative.
De son côté, l’avocat peut aussi résilier le contrat. Il évitera dans la mesure du possible de le faire en temps inopportun. Il n’y a toutefois pas de résiliation en temps inopportun, lorsque le client ne donne pas suite aux demandes de provision et que l’avocat répudie le mandat pour ce motif.
En cas de contestation sur les honoraires, le/la client(e) délie d’ores et déjà l’avocat de son secret professionnel dans la mesure nécessaire au recouvrement de sa créance.
L’avocat est en droit de facturer les prestations fournies jusqu’à la date de la résiliation, ainsi que toutes les démarches liées à la résiliation du mandat (informations aux autorités et aux autres parties, constitution et transfert du dossier à l’avocat successeur).
NB : les termes “avocat”, “Cabinet” et “Etude MM SA” ont une portée équivalente
